Εάν έχετε αισθανθεί ποτέ ότι σας κατακλύζουν οι ατελείωτες λίστες υποχρεώσεων, οι συσκευές Apple σας έχουν μια εξαιρετική λειτουργία κρυμμένη σε κοινή θέα – και πιθανότατα δεν τη χρησιμοποιείτε στο μέγιστο των δυνατοτήτων της. Η εφαρμογή Apple Reminders, ενσωματωμένη σε iOS και macOS, είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό εργαλείο λίστας υποχρεώσεων. σας επιτρέπει να οργανώνετε τις εργασίες σας, να ορίζετε υπενθυμίσεις και να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τα έργα σας.
Τι είναι οι Έξυπνες Λίστες;
Ίσως είναι καλύτερο να ξεκινήσετε διευκρινίζοντας τι δεν είναι οι Έξυπνες λίστες. Δεν είναι μια παραδοσιακή λίστα υποχρεώσεων στην εφαρμογή Apple Reminders, αλλά μάλλον ένα δυναμικό φίλτρο που αφαιρεί αυτόματα εργασίες από τις υπάρχουσες λίστες σας με βάση συγκεκριμένα κριτήρια — όπως ημερομηνίες λήξης, ετικέτες ή επίπεδα προτεραιότητας. Αυτό σημαίνει ότι οι εργασίες σας θα παραμείνουν στις αρχικές τους λίστες, αλλά θα έχετε μια εστιασμένη προβολή αυτού που θέλετε να δείτε.
Ποιο είναι το όφελος αυτής της δυνατότητας; Οι Έξυπνες Λίστες σάς βοηθούν να απαλλαγείτε από την ακαταστασία. Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Υπενθυμίσεις για να οργανώσετε τις εργασίες σας, είναι πιθανό να είναι γεμάτη με διαφορετικές εργασίες σε πολλές λίστες — όπως είδη παντοπωλείου, έργα εργασίας, προσωπικές εργασίες και άλλα. Η κύλιση σε όλες αυτές τις εργασίες για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε για να δουλέψετε μπορεί να είναι σαν να ψάχνετε για μια βελόνα σε μια θημωνιά.
Οι Έξυπνες λίστες επιλύουν αυτό το πρόβλημα οργανώνοντας αυτόματα τις υπενθυμίσεις σας σε εστιασμένες προβολές με δυνατότητα δράσης. Αντί να χάνετε χρόνο κάνοντας κύλιση, θα βλέπετε μόνο τις εργασίες που είναι σημαντικές αυτήν τη στιγμή. Για παράδειγμα, χρειάζεται να χειριστείτε επείγουσες εργασίες; Μπορείτε να δημιουργήσετε μια Έξυπνη λίστα που φιλτράρει τις επισημασμένες υπενθυμίσεις. Εργασία Και αναμένεται σήμερα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τις έξυπνες λίστες στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις στο Mac σας
Πριν δημιουργήσετε την πρώτη σας έξυπνη λίστα, αφιερώστε λίγο χρόνο για να προσθέσετε ετικέτες. Οι ετικέτες στην εφαρμογή Apple Reminders σάς επιτρέπουν να κατηγοριοποιείτε εργασίες, διευκολύνοντας το φιλτράρισμα τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε εργασίες με κατηγορίες όπως: ΕργασίαوΠΡΟΣΩΠΙΚΟوΘελήματα, Ή Σχολείο.
Οι έξυπνες λίστες βασίζονται σε ετικέτες (μεταξύ άλλων κριτηρίων) για την αυτόματη ανάκτηση των σωστών εργασιών, επομένως η πρώτη τους ρύθμιση διευκολύνει τη ροή εργασίας σας.
Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες στις υπενθυμίσεις σας στο Mac σας:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Υπενθυμίσεις.
- Δημιουργήστε μια νέα υπενθύμιση ή κάντε κλικ σε μια υπάρχουσα υπενθύμιση.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο πληροφορίεςΘα δείτε ένα πεδίο με τίτλο Προσθέστε ετικέτες.
- πληκτρολογήστε τον κωδικό # (hashtag) ακολουθούμενο από το όνομα και την ετικέτα σας, για παράδειγμα, #δουλειά, Και πατήστε απόδοση Για να αποθηκεύσετε την ετικέτα.
Αφού προσθέσετε ετικέτα στις εργασίες σας, μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε έξυπνες λίστες στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις στο Mac σας. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια έξυπνη λίστα:
- Στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις, πατήστε το κουμπί (+) Προσθήκη λίστας στην κάτω αριστερή γωνία.
- Κάντε κλικ σε ένα πεδίο Τύπος λίστας και επιλέξτε Έξυπνη λίστα.
- Ονομάστε τη λίστα σας, για παράδειγμα, Η σημερινή εργασία.
- Επιλέξτε τα φίλτρα που θέλετε να εφαρμόσετε και κάντε κλικ Ok Για να αποθηκεύσετε την έξυπνη λίστα σας.
Μόλις δημιουργηθεί, η έξυπνη λίστα σας θα γεμίσει με υπενθυμίσεις που ταιριάζουν με τα κριτήριά σας. Αυτή η υποτιμημένη λειτουργία της Apple βελτίωσε τη ροή εργασίας μου και είναι ένας από τους λόγους που πιστεύω ότι έχετε ήδη την καλύτερη εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων σε iPhone και Mac. Οι έξυπνες λίστες μου δίνουν προβολές με δυνατότητα δράσης που με βοηθούν να βάζω προτεραιότητες και να παραμένω σε καλό δρόμο. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς χρησιμοποιώ τις έξυπνες λίστες για να αυξήσω την παραγωγικότητά μου:
1. Η σημερινή έξυπνη λίστα εργασίας
Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις της παραγωγικότητας είναι να ξέρεις σε τι να εστιάζεις κάθε μέρα. Αντί να κάνω ταχυδακτυλουργίες σε πολλές λίστες, δημιούργησα μια έξυπνη λίστα που ονομάζεται Η σημερινή εργασία Οι εργασίες ανασύρονται αυτόματα χρησιμοποιώντας μια ετικέτα. #δουλειά Ημερομηνία λήξης Σημερα.
Τώρα, κάθε πρωί, όταν κάθομαι στο γραφείο μου, δεν χρειάζεται να ψάχνω σε διαφορετικές λίστες – το μόνο που έχω να κάνω είναι να ανοίξω αυτήν την έξυπνη λίστα και ό,τι χρειάζομαι για να ολοκληρώσω εκείνη τη μέρα είναι ήδη οργανωμένο. Δείτε πώς μπορείτε να προσαρμόσετε τα φίλτρα της έξυπνης λίστας της σημερινής εργασίας:
- Προσθέστε ετικέτες που σχετίζονται με την εργασία όπως περιγράφεται παραπάνω, για παράδειγμα, #εργασία, #ανακοίνωση, #συνάντηση, #σχέδιο, και τα λοιπά.
- Στο παράθυρο Έξυπνη λίστα (ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα), προσθέστε όλες τις ετικέτες που σχετίζονται με την εργασία στο Ετικέτεςκαι βεβαιωθείτε ότι έχει ρυθμιστεί σε Όλα Επιλεγμένα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί + δίπλα στο γήπεδο ετικέτα, και επιλέξτε Ημερομηνία وΣημερα.
Μπορείτε να επιλέξετε ένα πλαίσιο Συμπεριλάβετε ληξιπρόθεσμες οφειλές Να συμπεριληφθούν καθυστερημένες εργασίες.
2. Έξυπνη λίστα υποχρεώσεων για αυτήν την εβδομάδα
Μερικές φορές, χρειάζομαι μια ευρύτερη άποψη του φόρτου εργασίας μου. Η Έξυπνη Λίστα είναι ιδανική για προγραμματισμό βλέποντας τι πρέπει να κάνω τις επόμενες 7 ημέρες. Αυτό διασφαλίζει ότι παραμένω στην κορυφή των επερχόμενων προθεσμιών και με βοηθά να διεξάγω την εβδομαδιαία ανασκόπηση για να ολοκληρώσω αποτελεσματικά τη λίστα υποχρεώσεων μου.
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες που πιστεύετε ότι είναι σχετικές με αυτήν την Έξυπνη Λίστα. Ωστόσο, όταν πρόκειται για το γήπεδο, Ημερομηνία, Εντοπίστε Σχετικό εύρος و Στο Επόμενο. Προσθήκη 1 και επιλέξτε Εβδομάδα Στο επόμενο πεδίο. Κάντε κλικ στο Ok να σώσω.
3. Έξυπνη λίστα "Κάποτε/Ίσως".
Δεν χρειάζεται κάθε εργασία άμεση προσοχή. Εμπνευσμένη από τη μεθοδολογία Getting Things Done, η έξυπνη λίστα μου "Someday/Maybe" συλλέγει εργασίες ή ιδέες που δεν έχουν συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης αλλά αξίζει να τις ξαναεπισκεφτώ όταν έχω επιπλέον χρόνο. Αυτή η λίστα είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη διαχείριση εργασιών, ειδικά εκείνων που σχετίζονται με μακροπρόθεσμο σχεδιασμό και διαχείριση χρόνου.
Για παράδειγμα, μπορώ να ορίσω μια υπενθύμιση όπως: Ερευνήστε νέα εργαλεία παραγωγικότητας Ή Οργάνωση αρχείων στην επιφάνεια εργασίας μου Χρησιμοποιώντας την ετικέτα #κάποια μέρα ίσως. Εναλλακτικά, εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες, μπορείτε να καθορίσετε: Χωρίς ημερομηνία σε ένα χωράφι Ημερομηνία Για τη συλλογή όλων των εργασιών που δεν έχουν ημερομηνία λήξης. Αυτό σας διευκολύνει να ελέγξετε τις αναβληθείσες εργασίες σας και να τις ιεραρχήσετε.
Οι έξυπνες λίστες στην εφαρμογή Apple Reminders μπορούν να αλλάξουν εντελώς τον τρόπο διαχείρισης των εργασιών – βοηθώντας σας να παραμείνετε οργανωμένοι, συγκεντρωμένοι και υπεύθυνοι. Αν δεν το έχετε δοκιμάσει ακόμα, δημιουργήστε την πρώτη σας Έξυπνη Λίστα σήμερα και δείτε πόσο εύκολη την καθιστά η διαχείριση εργασιών. Είναι ένα ισχυρό εργαλείο για να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να πετύχετε τους στόχους σας.